Ny lov ændrer hverdagen for danske jobsøgere og HR

Foto: LightField Studios/Bigstock

EU’s kommende lovændring for persondata påvirker også jobsøgere og HR-afdelinger. Det kan eksempelvis være slut med uopfordrede ansøgninger, og folk på jobjagt får ret til blive slettet fuldstændig fra virksomheders rekrutteringssystemer. Det stiller store krav til virksomheder og headhuntere.

Et udskrevet CV vil fra maj 2018 være til fare for danske firmaers bundlinje. Det samme vil et USB-stik med data om en jobsøger.

Nye jobtilbud hver uge. Tjek Jobfinder.

Forklaringen er, at persondataforordningen, som træder i kraft til maj 2018, stiller nye krav til håndteringen af personlige oplysninger.

HR-medarbejdere, headhuntere og andre rekrutteringsansvarlige kommer derfor til at opleve store ændringer i arbejdet med ansøgere, da brud på loven kan medføre kæmpe bøder.

Jobsøgere får retten til at blive glemt

Samtidig vil jobsøgere få mulighed for at blive glemt af firmaer, som de har sendt CV’er til eller taget personlighedstest hos.

Det fortæller partner Sune Malmgren fra konsulentvirksomheden Cubiks, der beskæftiger sig med rekruttering.

»Den største forandring for firmaer er, at vi skal have væsentligt mere styr på den data, vi har. Det bliver mere besværligt både for it- og HR-afdelingen samt for de ansættende ledere,« forklarer Sune Malmgren og uddyber:

»I Cubiks skal for eksempel med et enkelt klik kunne slette al personhenførbare data fra vores systemer, backupsystemer og derudover makulere alle printede versioner af CV’er samt slette data på eventuelle eksterne enheder som USB-stiks.«

Den nye lov kræver nemlig, at virksomheder skal kunne slette al data om kandidater, hvis de beder om det. Ændringen kan kaldes for ’retten til at blive glemt’. Ligeledes må firmaer fremover kun lagre data fra personlighedstest og CV’er i maksimum to år, hvis de kan retfærdiggøre det.

Loven sørger også for, at virksomheder skal dokumentere, hvordan de teknisk vil slette kandidatinformation, hvem der kan tilgå data om jobsøgere, og desuden retfærdiggøre at disse personer har adgang til de følsomme filer.

»Retten til at blive glemt dikterer, at firmaer kan dokumentere, at de destruerer information om jobsøger – selv papirer med noter fra jobsamtaler, skal man kunne bevise, at man har slettet. Der stilles også krav til en mere systematisk deling af disse personfølsomme data. «

Den uopfordrede ansøgning kan blive fortid

Det gælder eksempelvis åbne mailkonti i firmaer, hvor folk på jobjagt sender uopfordrede ansøgninger. Persondataloven understreger, at det kun er relevant personale, som må have adgang til den type data.

Men ofte har sekretærer, medarbejdere og it-afdelingen koden til firmamailen, og det vil blive ulovligt fra maj næste år. Derfor er virksomheder nødt til at finde mulige løsninger på problemet.

Design- og udviklingsingeniører er fortsat i høj kurs. Find dit drømmejob.

»Nogle virksomheder vil frabede sig at modtage uopfordrede ansøgninger, eller henvise jobsøgere til at overføre deres ansøgning til et HR-system,« fortæller Sune Malmgren.

Men også disse HR-systemer kan blive en udfordring for både små og store firmaer – særligt hvis de har udviklet det selv.

Nye krav rammer store og små virksomheder – og det kan blive en økonomisk lussing af dimensioner

Mange firmaer har deres egne HR-systemer, som endnu ikke er opdateret til at håndtere lovændringen. Selvom det kan lyde simpelt at ændre sådanne systemer er virkeligheden en anden.

Ifølge partner i rekrutteringsvirksomheden kræver det et stort arbejde at sætte systemer op til at kunne slette al information om enkeltpersoner. Nogle firmaer har systemer, der foruden backupdrevet deler data på kryds og tværs af afdelinger og andre systemer.

Søger du job it-specialist eller -leder. Se de nyeste jobtilbud.

Netop de processer skal der være styr på, så det bliver muligt at kontrollere, hvem der har adgang til data og ligeledes hurtigt fjerne hvert et spor af en bestemt jobsøger på opfordring fra vedkommende – selv de håndskrevne noter.

»Det er dyrt at bruge mandetimer og uddanne personale til at implementere nye arbejdsgange, metoder og systemer som følge af forordningen,« konstaterer Sune Malmgren.

»Men jeg tør ikke tænke på, hvordan man bliver straffet for at have data, hvis kandidat har bedt om at blive glemt. Det vil være decideret rettighedskrænkende,« advarer han.

Virksomheder kan udnytte din data

Du spørger måske dig selv, om du ikke foretrækker, at virksomheder beholder dine testresultater og dit indsendte CV?

Men det er faktisk til jobsøgernes fordel at kunne blive glemt, fremhæver partner i Cubiks.

»Det er for min og din skyld, at forordningen er blevet vedtaget. Den er til at beskytte borgerne,« mener Sune Malmgren.

Stor efterspørgsel på it-udviklere. Se dine muligheder.

»Der er uanede anvendelsesmuligheder med den slags data. Virksomheder kan sælge informationen til en tredje part, som med personlighedstest og CV har adgang til en hel datasø af værdifuld viden.«

Data kan for eksempel udnyttes til målrettet markedsføring som kampagner på sociale medier eller til at identificere sårbarheder, som fremgår af den personlige test.

Virksomheder og headhuntere kan ryge i clinch

For headhunter- og HR-firmaer kan forordningen også byde på åben krig mellem dem og deres virksomhedskunder. Hvis der opstår et datalæk, kan virksomheder og rekrutteringsfirmaer ryge i totterne på hinanden, fordi de er uenige om, hvem der bærer ansvaret.

Det er lige nu aktuelt for Cubiks, som forhandler med kunder om ansvarsfordeling.

Stort behov for fagfolk inden for drift og tilsyn. Se dine muligheder.

»Vi deler vores data med kunder, og hvis vi oplever et datalæk, kan det være vores kunde som står med ansvaret. Hvis for eksempel det er deres it-system, der bliver hacket, eller at en af deres medarbejdere glemmer et udprintet CV et offentligt sted, så vil vi ikke tage ansvaret og dermed den økonomiske straf,« forklarer Sune Malmgren.

Derfor vil adskillige juridiske afdelinger i virksomheder og rekrutteringsbureauer frem til og efter maj lægge arm om, hvornår den ene part har ansvaret, og hvornår det er den anden.

Persondataforordningen får altså store konsekvenser for både HR, headhuntere og jobsøgere.