Maersk Oil bag rekordhurtig implementering af værktøj til it-porteføljestyring

På godt seks måneder har Maersk Oil fundet og påbegyndt implementering af nyt porteføljestyringsværktøj til brug i it-afdelingen.

Normalt kan implementering af nyt porteføljestyringsværktøj tage flere år, men i Maersk Oil har man de sidste seks måneder både fundet frem til nyt it-porteføljestyringsværktøj og påbegyndt implementeringen og det endda uden at tilsidesætte olieselskabets normale indkøbspraksis med kravspecifikation, udbud, kontraktforhandling og efterfølgende implementering.

»Fra starten var jeg klar over, at der ikke var tid til at begå fejl undervejs eller til at løbe ind i dårlige erfaringer, som vi kunne undgå, så derfor stod det klart, at jeg skulle alliere mig med en rådgiver, der har prøvet det før og har prøvet det mange gange. Dermed endte jeg med at have to parter inde og hjælpe os. Dem, der hjælper med processen, og dem, der leverer løsningen,« forklarer Project Management Office Manager i Maersk Oils it-afdeling Thomas Røygaard.

Vil du følge med i mulighederne for projektledere, så tjek Jobfinder.

Maersk Oil havde inden valg af nyt værktøj ikke et decideret it-porte­føljestyringsværktøj, men brugte en blanding af regneark og SharePoint til at følge med i projekter og danne sig et overblik. Men frem for at få skræddersyet et system blev det hurtigt besluttet at vælge et standardsystem og tilpasse sig systemets præmisser.

»Vi er nødt til at spille med på deres måde at gøre tingene på frem for at gøre vold på systemet for at få tingene på vores måde,« understreger Thomas Røygaard.

Det nye porteføljestyringsværktøj er cloudbaseret, og PMO-chefen hentede inspiration til udvælgelsesprocessen i Gartners magiske kvadrant for netop cloudbaserede projekt- og porteføljestyringsværktøjer.

»For at komme i Gartners magiske kvadrant skal man have et værktøj, der er rimeligt modnet og har en fornuftig kundebase. Vi er en global virksomhed, og vi foretrækker leverandører, der ligeledes har en vis størrelse og geografisk tilstedeværelse. Så frem for at scanne markedet efter potentielle leverandører valgte vi at tage et udpluk fra Gartners magiske kvadrant, og invitere dem til at give tilbud,« fortæller han.

Scenarier

En række leverandører gav bud på Maersk Oils overordnede kravspecifikation, og en lille håndfuld blev efterfølgende inviteret til en work­shop, hvor hver enkelt leverandør fik mulighed for at vise, hvordan de var i stand til at håndtere en række scenarier.

»Vi ville se, hvor hurtigt de kunne konfigurere noget op, hvor fleksible de var. Forstår de, hvad vi siger, og virker det, som om de skal lave mange workarounds for at gøre de ting, vi gerne vil have. Kan de på en nem og intuitiv måde understøtte de processer, vi allerede havde på plads i porteføljestyringen. Det var udslagsgivende for den leverandør, vi så valgte,« pointerer Thomas Røygaard.

Selve valget af en cloudbaseret løsning er ikke noget, der giver PMO-chefen søvnløse nætter.

»I udbudsmaterialet stillede vi krav om, at de skulle have en række sikkerhedscertificeringer og regelmæssigt bliver testet.«

Netop nu er Maersk Oil i gang med implementeringen af første bølge af systemet, der sker regionsvis. Men selv om der er tale om et helt nyt system for Maersk Oil, forventer Thomas Røygaard ikke, at det for de enkelte projektledere vil være en særlig udfordring.

»Til at starte med vil de projektledere, der møder systemet, ikke opleve det meget anderledes end den løsning, vi har i SharePoint i dag. Det er samme type informationer, som vi samler op. Vi etablerer bare en ny platform, som giver grobund for at tage ny funktionalitet i brug og give lettere adgang til ledelsesoverblik,« siger han.

Maersk Oils it-afdeling er delvist decentralt drevet, og netop ledelsesoverblikket er i første omgang hele målsætningen med implementeringen af det nye system.

»Vi ønsker at skabe gennemsigtighed – transparens – ud over vores projektlandskab og kunne fange dubletter, inden de bliver til projekter, hvilket vil sige, at vi allerede på pipelineniveau eller idéstadiet får identificeret mulige overlap og får dem koordineret. Så værktøjet er primært beregnet på at understøtte den rejse, vi er på, fra at være selvstændige it-afdelinger til at agere som én sammenhængende virtuel organisation,« oplyser Thomas Røygaard.

Seneste job

Senior Project Manager MAN Diesel & Turbo
El-ingeniør / El-installatør Dansk Energi Management & Esbensen A/S
Student Worker for the Transport Equipment team Siemens Gamesa Renewable Energy